Satınalma Sistemi bir yıllık Ar-Ge ve analiz çalışması ile her sektörün ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde tasarlanmıştır. Satınalma taleplerinin onay süreçlerinden geçerek toplanması, tekliflerin alınması ve bütçe planlamasının kolayca yapılabilmesini sağlar.

TALEP ve ONAY AKIŞI

Taleplerin yönetilmesi dört temel onay akışı üzerinde kurgulanmıştır.Talebinin yapılması, yönetici onaylarından geçtikten sonra satınalma ekibi tarafından tekliflerin alınması, bütçe onayı için bütçe ekibinin onayına sunulması, belli tutarı aşan satınalmaların üst yönetim tarafından onaylanmasının sağlanması.

  • Talep Yönetici Onayları

Talepler hem iş kolları tarafından hem de satınalma kullanıcısı tarafından oluşturulabilir. Talep belirlenen onaylardan geçtikten sonra satınalma kullanıcılarının değerlendirmesine gönderilir. Satınalma ekibinin en önemli sorumluluğu; satın alınması istenilen malzemeler için çalışmak istenen tedarikçilerin atamasının yapılmasıdır.

  • Teklif Yönetimi

Teklif yönetiminin yapılabilmesi için satınalma kullanıcısının öncelikle teklif alacağı malzemeye ait tedarikçilerin atamasını yapması gerekmektedir. Atama yapılan tedarikçilerden iki şekilde teklifler toplanır: Birinci yöntem; otomatik olarak oluşturulan formun tedarikçiye gönderilmesi ve doldurulması, ikinci yöntem direkt tedarikçinin teklifi sistem üzerinden girmesi.

  • Bütçe Kontrol

Satınalma ekip kullanıcısı teklifleri toplayıp çalışmak istediği tedarikçileri seçtikten sonra teklif özeti ve genel toplam ortaya çıkar. Bütçe onayında olan talepteki genel toplam ile kullanılan bütçenin kalan tutarının karşılaştırılması yapılır. Eğer bütçe tutarı aşılıyor ise bütçe aşım onayına gönderilir veya reddedilir.

  • Üst Yönetim Onayı ve Siparişlerin Geçilmesi

Her satınalma talebinin üst yönetim onayına gönderilmesi istenmez. Eğer talep genel toplamı parametre olarak tanımlanmış onay tutarı aşıyor ise talep üst yöneyim onayına gönderilir. En son olarak üst yönetim tarafından onaylanan form siparişlerin geçilmesi için tekrardan satınalma ekibine gönderilir.

TAKİP SİSTEMATİĞİ

  • Taleplerin Takibi

Taleplerin ne aşamada olduğu, hangi statülerde kaç adet satınalma talebinin beklediği kolayca takip edilmektedir. Ayrıca satınalma onay süreçleri saat bazında loglanarak taleplerin en çok nerelerde takıldığı izlenmektedir.

  • Satınalmaların Takibi

Toplam ne kadar satınalma yapıldığı, hangi tarihte yapıldığı, kolayca izlenebildiği gibi kategori ve malzeme bazında satınalma toplamları kolayca takip edilebilmektedir.

  • Bütçenin Takibi

Talep edilen malzemeler bütçe ile ilişkilendirildiğinden alınan malzemelerin genel toplamları talep tamamlandığında ilgili bütçenin kullanılan ve kalan tutarları otomatik güncellenmektedir.

  • Geçmişe Yönelik Malzeme Fiyat Takibi

Malzeme bazında geçmişe yönelik alınan fiyat teklifleri kolayca izlenerek tedarikçi bazında değerlendirilmesi yapılabilmektedir. Özellikle talep genel toplamının tahmini olarak hesaplanmasında kullanılan bu yapı kolaylıkla malzemelerin fiyatlarını yönetmektedir. Bir tedarikçi ile çalışılmaktan vazgeçilmesi durumunda en uygun ikame tedarikçi sistem tarafından önerilmektedir.

TEKLİFLERİN TOPLANMASI

Satınalma ekibi tarafından tekliflerin toplanması iki şekilde yapılmaktadır:teklif isteme formu

Birinci yöntem; sistem tarafından otomatik olarak üretilen teklif formunun Excel olarak tedarikçiye gönderilmesidir.

İkinci yöntem; tedarikçiye talebe özel link gönderilmesidir. Tedarikçi kendisine gelen linki tıklayarak atanmış olan malzemelere fiyatlarını girdikten sonra Gönder butonuna basarak teklif gönderme işlemini yapabilmetedir. Tedarikçilerin sisteme erişimini satınalma kullanıcısı belirlemektedir. Satınalma kullanıcısı istediği zaman erişimi kapatabilmektedir.

TEKLİF DEĞERLENDİRME ve ÖZET

Sistem özellikle sayıca çok malzeme taleplerinde rahat bir şekilde tedarikçiler bazında değerlendirme yapılabilmesi için teklif değerlendirme formu oluşturmaktadır. Bu form içerisinde hem tedarikçi teklif turarı bazında sıralama, hem de malzeme birim fiyat bazında sıralama verilmektedir. Ayrıca seçilen tedarikçinin malzemelerinin farklı bir renkte gösterilerek kolay bir şekilde analiz ve bilgilendirme yapılmasına olanak sağlanmaktadır.

Son aşamada üretilen bu rapor formunun en önemli amacı seçilen tedarikçilerin genel toplamının ve satınalma formunun genel toplamının kolayca görünmesinin sağlanmasıdır.

BÜTÇE KARAR

Sistem üzerinde bütçe kararının net olarak verilebilmesi için malzemeler ile hangi bütçeden kullandırılacağı ilişkilendirilmiştir. Bu şekilde talep edilen malzemelerin bütçesinin var olup olmadığı kolayca görülebilmektedir. Bütçe departmanının ek bir çalışma yapmasına ihtiyaç duyulmamaktadır.

Ayrıca mevcut durumdaki bütçelerin son durumları incelenmek istendiğinde Firma, Bütçe Merkezi, Bütçe Sınıfı, Bütçe Ana Kategori ve Bütçe Kalemi bazında bütçe, kullanılan bütçe ve kalan bütçenin kolay bir şekilde izlenebilmesi sağlanmaktadır.

 

DOKÜMAN YÖNETİMİ

Her türlü doküman eklenebilir ve web üzerinden düzenlenebilir. Satınalma talebinde önemli parçalardan bir tanesi talebe girdi veya çıktı olan dokümanların ilişkilendirilerek kaydedilmesi ve yetki dahilinde kolayca erişiminin sağlanmasıdır. Talep sürecinde üretilen Word ve Excel dokümanlar taslaklardan seçilerek, üzerlerinde yapılmak istenen değişiklikler web üzerinden yapılabilmektedir. Bu şekilde dokümanlar sözleşme gibi tasarım aşamasında da izlenebililir ve dokümalar ile ilgili her türlü tarihçe tutulmaktadır.

RAPORLAR

Raporların tamamı sürükle bırak rapor mantığına göre tasarlanmıştır. İstediğiniz alanları kullanabilir, istemediğiniz alanları rapor dışında bırakabilirsiniz. Hazır olarak verilen raporların dışında satınalma ve bütçe ekibi kendisine özel raporlar tasarlayabilmektedir. Tasarlanan raporlar sistem tarafından grafiksel rapora dönüştürülmekte ve Excel ortamına aktarılmaktadır.

DASHBOARDS

Taleplerin toplam olarak incelenmesi ve karar alma süreçlerinde kullanılan yönetimsel raporların otomatik oluşması sağlanmaktadır.